Ik kom graag langs

PERSONEELSREIS EN DE BELASTINGDIENST

Personeelsreizen, jubileumreizen, incentive reizen en de werkkostenregeling

Organiseer jij binnenkort een personeelsreis, jubileumreis of incentive reis? Houd dan rekening met de werkkostenregeling. Hoe ga je als bedrijf om met de financiële afhandeling van de kosten?

Werkkostenregeling

Met de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever bepalen wat je onbelast aan je werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. De vrije ruimte in de WKR kan de werkgever tot op zekere hoogte vrij besteden met kosten waarvoor je de werknemer niet wilt belasten. Ook kun je gebruik maken van gerichte vrijstellingen, deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Gerichte vrijstelling voor jubileumreizen

Om gebruik te maken van een gerichte vrijstelling moeten de jubileumreizen een overwegend zakelijk karakter hebben en moeten deze reizen hoofdzakelijk bijdragen aan het onderhoud en de verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking. De bewijslast bij het toepassen van de gerichte vrijstelling rust op de werkgever, dus de werkgever moet aannemelijk maken welke zakelijke elementen ten grondslag liggen aan de reizen. Dat neemt niet weg dat het programma voor de reizen wel deels een recreatief karakter kunnen hebben, al zullen de kosten dan in de meeste gevallen gesplitst moeten worden.[1]

Vrije ruimte in de WKR

Als het niet aannemelijk kan worden gemaakt dat een gerichte vrijstelling van toepassing is dan zal het onder de vrije ruimte in de WKR kunnen vallen. Belangrijke voorwaarde voor de vrije ruimte is wel dat de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is. Vergoedingen en bonussen tot een bedrag van € 2.400,- per persoon per jaar vindt de belastingdienst niet ongebruikelijk. In 2022 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 1,7%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18%. Als de werkgever meer heeft aangewezen in de vrije ruimte dan moet er 80% eindheffing worden betaald over de overschrijding van de vrije ruimte.

Ben je geïnteresseerd in een personeelsreis, jubileumreis of incentive reis en heb je hulp nodig bij de werkkostenregeling? Wij kunnen je – tijdens het traject – koppelen aan onze preferred supplier NAHV Belastingadviseurs.

[1] Rb. Zeeland-West-Brabant, 05-11-2020, ECLI:NL:RBZWB:2020:5446.

Met dank aan NAHV Belastingadviseurs